Когда объект один, смета — это просто расчёт. Когда объектов пять, смета становится инструментом управления: по ней видно, что обещано заказчику, сколько получено денег, что изменилось по ходу работ и когда сдача. Ниже — как прорабу выстроить работу со сметами, чтобы ничего не терялось.
Единые расценки для всех объектов
Прораб чаще всего работает с несколькими бригадами или мастерами, но заказчику нужна одна понятная цена. Заведите единый прайс-лист работ с единицами измерения и ценами и собирайте сметы из него. Так:
- цены на разных объектах не расходятся;
- смету можно собрать за один вечер, а не за несколько;
- проще сравнить объекты между собой и понять, где маржа меньше.
Смета как базовая линия
Согласованная с заказчиком смета — это точка отсчёта. Всё, что появляется потом, — изменения, и их нужно видеть отдельно. Сохраняйте согласованную версию сметы (например, в PDF с датой) и не переписывайте её молча.
Изменения и дополнительные работы
На любом объекте по ходу работ появляется что-то новое: заказчик передумал, вскрылись скрытые дефекты, понадобились дополнительные работы.
- Фиксируйте каждое изменение отдельной строкой или отдельной сметой на дополнительные работы.
- Согласовывайте до выполнения. Письменно — в переписке или обновлённой смете с новой датой.
- Объясняйте причину. «Под старой плиткой оказалась отслоившаяся штукатурка» — понятнее, чем просто новая сумма.
Сроки
У каждого объекта должны быть дата начала работ и плановая дата сдачи. Когда объектов несколько, важно видеть их вместе: какие нужно сдавать в ближайшее время, какие уже затянулись. Отмечайте и фактическую дату сдачи — по ней потом удобно смотреть, сколько на самом деле длился объект.
Оплаты и долги
Самое неприятное для прораба — узнать в конце, что заказчик недоплатил, а бригаде уже нужно платить. Поэтому:
- договаривайтесь о графике платежей до начала работ;
- отмечайте каждый полученный платёж с датой и комментарием;
- регулярно смотрите остаток по каждому объекту — сколько по смете и сколько получено;
- держите перед глазами список заказчиков с непогашенным остатком.
Фотофиксация
Фото — лучший аргумент в спорах с заказчиком и лучшая память о том, что было сделано.
- Состояние «до» — особенно стены, пол, окна, если есть дефекты.
- Скрытые работы — электрика, трубы, гидроизоляция до того, как их закроют.
- Результат — после каждого этапа.
Храните фото привязанными к объекту и помещению, а не в общей галерее телефона.
Контакты на объекте
Кроме заказчика на объекте часто есть ещё люди: представитель заказчика, дизайнер, консьерж, управляющая компания. Держите их контакты рядом с объектом, чтобы не искать в телефоне.
Раз в неделю — обзор
Короткий еженедельный обзор всех объектов снимает большую часть проблем:
- какие объекты сдаются в ближайшее время;
- по каким есть изменения, не внесённые в смету;
- кто из заказчиков должен и сколько.
Как это устроено в Объект +
В Объект + каждый объект — со своей сметой по комнатам, заказчиком, адресом, контактом на объекте и сроками. В списке объектов видно сумму сметы, оплату и остаток по каждому; объекты фильтруются по статусу и дате сдачи. Фото прикрепляются к комнатам, платежи — к объекту. На тарифе Premium во вкладке «Статистика» — поступления по месяцам, сумма к получению со списком должников и число объектов в работе. Подробнее — на странице «Программа для прораба».
О работе с общим прайс-листом и авансами — в статье «Как составить смету для бригады».